Знакомство с СУБД ACCESS

1. познакомиться с объектами и режимами работы ACCESS.

2. научиться создавать и редактировать данные в режиме таблицы

3. познакомиться с мастером таблиц

Системы управления базами данных (СУБД) — это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними. В мире существует немало различных систем управления базами данных.

Необходимость программировать всегда сдерживала широкое внедрение баз данных в малом бизнесе.

Положение изменилось с появлением в составе пакета Microsoft Office системы управления базами данных Access. С помощью Access обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать. В то же время работа с Access не исключает возможности программирования. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами. Для этого надо владеть основами программирования на языке Visual Basic.

Еще одним дополнительным достоинством Access является интегрированность этой программы с Excel, Word и другими программами пакета Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

Объекты Access

Исходное окно Access включает шесть вкладок, они представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа.

Таблицы — основные объекты базы данных. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц.

Запросы — это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.

Формы — это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Отчеты — это формы «наоборот». С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

Макросы — это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.

Модули — это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic. Если стандартных средств Access не хватает, то программист может расширить возможности системы, написав для этого необходимые модули.

Режимы работы с Access

Кроме шести вкладок для основных объектов оно содержит три командные кнопки: Открыть. Конструктор, Создать. С их помощью и выбирается режим работы с базой.

1. Кнопка Открыть открывает избранный объект. Если это таблица, то ее можно просмотреть, внести новые записи или изменить те, что были внесены ранее.

2. Кнопка Конструктор тоже открывает избранный объект, но по-другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления. Очевидно, что этот режим служит не для пользователей базы, а для ее разработчиков.

3. Кнопка Создать служит для создания новых объектов.

Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью Мастера.

Таблицы — основные объекты базы данных. Создание базы начинается с создания первой таблицы.

Создание таблицы состоит в заполнении ее полей и назначении их свойств. Оно начинается с щелчка на кнопке Создать в окне База данных.

Есть несколько способом создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации.

1. Самый «автоматичный» способ состоит в импорте таблиц из другой базы. может быть, даже созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Если что-то импортируется не совсем так, как надо, необходимые правки (например, в свойства полей) вносят вручную.

2. В тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком, пользуются режимом Связь с таблицами. Это напоминает подключение к таблице для совместного использования ее данных.

3. Опытные разработчики пользуются Мастером таблиц. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически..

4. Пункт Режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2 и т. д. и один стандартный текстовый тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информацией.

5. Наиболее универсальный ручной метод предоставляет пункт Конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.

Задание.

1. Вызовите программу Аccess.

2. Создайте новую базу данных (в поле Имя файла в качестве имени базы данных введите свою фамилию).

3. Создайте таблицу выбрав пункт – Режим таблицы

4. Поля переименуйте: Поле1-Покупатель, Поле2-Дата, Поле3-Товар, Поле4- ЕдИзм., Поле5-Количество, Поле6-Цена, Поле7-Стоимость, Поле8-Поставщик.

5. Удалите поле - Стоимость

6. Скройте столбцы - Количество и Цена

7. Установите ширину столбца Товар - по ширине данных

8. Перейдите на 10 запись, на предыдущую запись, на первую запись, на следующую запись

9. Вставьте запись после 10.

10. Закрепите столбцы- Покупатель

11. Переместите поле Дата, сделайте его последним.

12. Покажите столбец Количество

13. Вставьте Поле-Годен, после поля -Цена, заполните это поле.

14. Сохраните таблицу.

15. Создайте таблицу в Excel

Итоги контроля

1. . Создайте сводные таблицы:

• по ученикам в разрезе предметов подсчитайте средний балл каждого

• по классам в разрезе учеников максимальный балл

1. Создайте в Access новую базу данных ( имя базы- Ваша фамилия_2)

• используя режим Импорт таблицы перенесите созданную таблицу в Access

• завершите работу в Access

1. Что такое СУБД?

2. Какие преимущества дает программа Access

3. Из каких объектов состоит база данных в Access?

4. В каких объектах хранятся данные базы?

5. Чем отличаются поля и записи таблицы?

6. Режимы работы в Access?

7. Какими способами можно создать таблицы?

8. Какой способ создания таблиц является универсальным?

9. Какой самый быстрый способ создания таблиц?

10. Почему при закрытии таблицы программа Access не предлагает выполнить сохранение внесенных данных?

11. Содержит ли какую либо информацию таблица, в которой нет ни одной записи?

12. Содержит ли какую либо информацию таблица, в которой нет полей? Может ли существовать такая таблица?

13. Можно ли в таблице в Access вставлять записи?