Управляй временем - управляй жизнью!

Управляй временем - управляй жизнью!

Тайм-менеджмент

Мы совершенствуемся для того, чтобы

Достигать цели

1

Установить равновесие между

личной жизнью и работой

2

Больше успевать

3

Меньше утомляться

4

А используете ли Вы все свои возможности?

Что мешает быть кем-то

более значимым ?

Какие воспоминания будут

греть душу на старости лет?

2

Те недели, годы, что ушли, уже нельзя вернуть .

А то, как пройдет следующий год, зависит только от нас .

Так что же мешает жить иначе?

На что мы тратим время?

Похитители Времени

След. Слайд – рассмотрим подробнее

2

2

Похитители Времени

1. Нечеткие цели

2. Дезорганизация

3. Неспособность сказать «нет»

• В одном изречении сказано: «Если Вы знаете, куда идете, то не важно, по какому пути пошли». Поэтому люди, у которых нет ясных целей, не имеют и проблем со временем. Конечно же, нет смысла напоминать, что их личностная реализация равна нулю. Людям, имеющим цель, нужен и контроль над временем, чтобы ее достичь.
• Знакомы ли Вам рабочие места (столы), переполненные бумагами, копиями документов, заметками на память, сообщениями и поручениями, календарями, почтой, журналами, ручками и чашками недопитого кофе? Конечно же, да. На хозяев таких рабочих столов нельзя положиться, так как они никогда не могут вовремя найти нужные данные или телефонный номер, легко забывают о собраниях или о датах (сроках). Некоторые из них пробуют компенсировать свою неорганизованность более продолжительным временем работы, но это им не удается.
• Кто-то остроумно заметил, что лучшим средством в управлении временем является одно краткое слово “Нет”! Люди, которые не говорят “Нет”, делают это из желания угодить другим, из опасения их обидеть или просто не знают, как это лучше сказать, но результата всегда один и тот же: загруженность работой, чрезмерные усилия и большой стресс. Желание помочь другим выглядит "коллегиально” и гуманно, но если следствием является пренебрежение своими собственными приоритетами, то нужно об этом серьезно задуматься!

4. Сюда можно отнести телефонные звонки, например. В телефонных звонках, судя по всему, есть нечто непреодолимое. Из тысячи людей трудно найти хотя бы одного, кто не поднял бы телефонную трубку. И это несмотря на то, что сбои мысли, вызванные телефонными звонками, могут больше, чем что-либо иное, нарушить Вашу концентрацию и свести на нет производительность. Причины, по которым люди отвечают на телефонные звонки, различны. Это может быть предположение, что каждая претензия на их внимание оправдана (из чего вытекает, что звонок всегда важнее того дела, которым люди в данный момент занимаются – что, конечно же, не так). Страх, как бы другая сторона не обиделась, стремление человека быть всегда информированным, его ощущение собственной важности. Желание поболтать, хороший повод отложить дела, которые не очень-то получаются и т.д.

5. Пример – незапланированные посетители. Незапланированные посетители – одна из крупнейших статей расхода времени, так как их визиты происходят часто и с ними тяжело справиться. Это могут быть друзья, коллеги, другие менеджера, а также руководители. Во всяком случае, они требуют, чтобы Вы остановили работу и посвятили им сове время и внимание. Эта «минутка», как показывают исследования, в среднем растягивается на десяток минут, а Вам, чтобы сконцентрироваться на своей работе, потребуется времени еще и побольше. Таким образом, Ваше внимание будет безвозвратно потеряно.

4. Прерывания

5. Больше прерываний

2

2

Похитители Времени

6. Периоды бездействия

7. Работа без отдыха

8. Слишком много заданий одновременно

6

9. Стресс и кризисные ситуации

10. Неадекватное планирование

2

2

Похитители Времени

11. Отсутствие делегирования

12. Совещания

11. «Менеджер – это человек, который своей цели в работе добивается трудом других», а это, в сущности, и есть «делегирование». Менеджер, который не делегирует работу другим, не может быть хорошим менеджером. Причины, по которым менеджер не делегирует работу своим подчиненным, бывают различными. Самолюбие («Я могу сделать это лучше», «А что, если он сделает это лучше меня?»), боязнь ошибок, неготовность взять на себя иные, более сложные задачи (вместо дел, выполняемых с легкостью), боязнь потерять контроль, «перфекционизм», недоверие к подчиненным и прочее. Результаты этого всегда удручают, ибо все оборачивается перегруженностью работой, занятием рутинными и тривиальными делами, а до главных стратегических дел очередь не доходит.

12. Больше всего написано и рассказано о совещаниях как о самых больших “пожирателях” времени.

Любопытны результаты проведенного в США исследования о собраниях. Опрошенные (в ходе этого исследования) заявили, что совещаний слишком много, что они плохо организованы, затянуты, и что их эффективности не видно. Исследование показало, что каждый менеджер в среднем проводит на совещаниях по 10 часов в неделю, а 90% менеджеров оценивают половину этого времени как потерянную зря. Это означает, что в неделю без необходимости потрачено по 5 часов: в год это составляет целых 250 часов!

13. Предполагалось, что эра компьютеризации освободит работников от непосильного груза “бумаготворчества”, однако положение дел даже ухудшилось. Компьютеры сделали так, что теперь гора документов выглядит привлекательней и “производится” быстрее. Без долгого раздумья сообщения рассылаются во все стороны. Высший менеджмент “завален” всеми видами документов, поступающих с нижнего управленческого уровня, а тот, в свою очередь, “бомбардируется” грудой бумаг сверху!

14. Для организованных людей путешествия не должны быть «потерей» времени. Напротив, они как раз могут и сберечь время! Путешествие самолетом или другим видом транспорта даст Вам несколько часов для работы, которой ничто не мешает: работы без визитов, телефонных звонков, совещаний… Час времени без этих беспокойств можно использовать продуктивнее, чем три часа обычного труда в офисе.

15. Откладывание работы «на потом». Об этом мы поговорим немного позже.

13. Бумаги

2

2

Методы управления временем

Методы управления временем

Отдых: как не превратиться

в «загнанную лошадь»

Наш разговор про управление временем мы начнем необычно — с организации отдыха.

Вспомните, приходилось ли вам на работе чувствовать себя уставшим и измотанным, потерявшим всякий вкус даже к любимому делу? Если да — вы не одиноки. Это общая проблема в наше время. В японском языке она даже родила специальное слово «кароши» — «смерть от переутомления на работе».

В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.

10

Методы управления временем

Планируйте

и расставляйте приоритеты

Эффективного управления временем нет без его планирования. Планирование Вашего рабочего дня есть эффективнейшее средство управления временем. Согласитесь, что намного лучше, чтобы ход вашего времени задавали Вы сами, вместо того, чтобы его определяли прихоть и потребности других людей. Действительно, у Вас нет лучшего оружия, чем написанный план. Без него Вы отданы на милость или немилость желаний других людей. С ним Вы знаете, где в данную минуту находитесь, где Вам необходимо быть, и что в течение дня нужно делать с незапланированными ситуациями, которые неизбежно появляются.

11

11

Методы управления временем

Контролируйте себя!

Конечно, удобно наклеивать на монитор стикеры – напоминалки о том, что нужно сделать срочно. Неудобно, что клей слабый, через полгода они отклеиваются.

Если Вы хотите быть удачливым в управлении временем, то самодисциплина необходима. Она нужна и в других ежедневных делах: чтобы не оставлять работу незавершенной, чтобы уметь работать и тогда, когда Ваши коллеги отдыхают или веселятся, чтобы не мешать другим людям своими менее важными делами и т.д.

Причиной недостатка самодисциплины может быть усталость (в этом случае – отдохните) или низкая мотивация (потребуйте себе более ответственное и захватывающее дело), но иногда люди просто не осознают, что стали недисциплинированными.

Самодисциплина есть привычка, так же как и ее отсутствие является привычкой. Начните вести себя как человек дисциплинированный – таким и станете. В этом Вам помогут несколько советов:

12

Методы управления временем

Работайте всегда и везде!

1

Время в транспорте

2

Время в командировках

3

Технические форс-мажоры

Методы управления временем

Умейте говорить «Нет»!

Методы управления временем

Мотивация

«Якоря» для эффективного включения в работу

Раскачка при выполнении сложных задач

Как бы мы ни любили свою работу, некоторые из наших дел бывают достаточно трудны и не всегда приятны. Как «замотивировать» себя на выполнение таких дел? Как грамотно «включиться» в выполнение сложной задачи, чтобы потратить на нее меньше сил и энергии?

Для достижения успеха нужен серьезный, долгий, упорный труд.

Но долгий и упорный труд не обязан быть скучным и «невкусным». В самые сложные, неприятные и энергоемкие дела можно вдохнуть дополнительный интерес и мотивацию.

Уничтожение мелких неприятных дел

Личные награды и наказания

Главное :

1

Не забывайте правильно отдыхать

2

Планируйте и расставляйте приоритеты

3

Пользуйтесь инструментами планирования

4

Контролируйте себя и свое время

5

Грамотно расходуйте свое время

6

Говорите «нет» ненужным делам

7

Неустанно стремитесь к своей цели!

Спасибо за Ваше время!