Тема: Учет и выдача материальных ценностей. Планирование закупок

Тема: Учет и выдача материальных ценностей. Планирование закупок

Организация учета на предприятиях общепита

К структурам общепита Межгосударственным стандартом (ГОСТ 30389-2013) причисляются такие типы предприятий:

• ресторанные комплексы;

• кафе;

• бары;

• все виды столовых;

• буфетные;

• кафетерии;

• фастфуды;

• отделы кулинарии в магазинах и торговых центрах.

Регламентация бухгалтерского учета осуществляется общими для всех субъектов предпринимательства правовыми актами. Компаниям предоставлено право разработки собственных методик и алгоритмов действий в рамках актуальных законодательных норм. Закрепляются они учетной политикой, которая формируется после регистрации предприятия.

В процессе осуществления хозяйственной деятельности необходимо ориентироваться на:

1. Правительственное Положение № 1036, датированное 15.08.1997 г.

2. Методику по учету сырья и товарной продукции, утвержденную Роскомторгом 12 августа 1994 г. (номер документа 1-1098/32-2);

3. Приказ от 13.11.1986 № 260.

Первичная документация

Система документооборота основана на двух категориях первичных бланков: унифицированных и разработанных самостоятельно. По законодательно утвержденным шаблонам оформляются кассовые документы и другие образцы первички общего назначения. Узкоспециализированная документация может быть создана с учетом особенностей работы предприятия.

Организации общепита применяют:

1. Калькуляционные карточки по каждому блюду из меню, показывающие стоимость используемого сырья в расчете на 100 порций.

ЗАПОМНИТЕ! Калькуляционные карточки обязательно должны быть завизированы руководителем компании.

1. Планы-меню, отражающие весь спектр информации о предлагаемых блюдах, их составе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Составление плана-меню относится к обязанностям шеф-повара, но директор должен заверить документ своей подписью.

1. Накладные на отпуск товарной продукции со складов. Без них невозможна выдача продуктов на кухню и в бар.

2. Акты при порче продуктов, бое посуды или ломе мебели, инвентаря.

3. Акты на выдачу продуктов с кухни.

4. Отчеты перемещения тары и продуктов в пределах кухни.

5. Счета-заказы, которые необходимы для фиксации авансов, полученных от клиентов. Этот вид документа предназначен для инициирования внесения предоплаты заказчиком крупного мероприятия.

Правила приёмки товаров в общепите

Прежде всего вы должны назначить сотрудника, который будет:

• отвечать за приёмку товаров,

• заносить их в программу,

• следить за их сохранностью и списанием (расходованием) на изготовление блюд, напитков и хозяйственные потребности заведения.

Когда нет такого ответственного, могут возникнуть проблемы:

• Расхождения между данными в программе и фактическим наличием продуктов и других товаров в заведении.

• Хищения среди сотрудников.

Рекомендации:

1. На приёмку товаров лучше ставить сотрудника с опытом. Опытный кладовщик проконтролирует важные нюансы. Например, чтобы тяжёлые коробки не ставили на коробки с мягкими продуктами. Часто грузчики поставщиков не обращают внимание на такие моменты, так как стремятся побыстрее сдать товары на склад.

2. Распределите поставщиков между кладовщиками, если вы назначили ответственными несколько человек. Когда каждый кладовщик будет работать со «своим» поставщиком, он быстро запомнит все нюансы, связанные с приёмкой того или иного товара.

Ещё вариант распределения ответственности: шеф-повар отвечает за продукты, сомелье — за вино и другие напитки, управляющий — за прочие товары (посуду, расходные и рекламные материалы, хозяйственные средства и инвентарь).

Договор о материальной ответственности и доверенность

С ответственным сотрудником вам надо заключить договор о материальной ответственности. Если таких сотрудников несколько, нужно заключить договор с каждым из них. Когда невозможно разграничить ответственность между сотрудниками, составьте договор о коллективной материальной ответственности.

Образец договора о материальной ответственности

Если у вас нет печати для документов, кроме договора вам надо составить доверенность на ответственного сотрудника или сотрудников. Доверенность подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы по приёмке товара, которые привозит поставщик.

Вы можете использовать типовую форму доверенности.

Если ответственный сотрудник увольняется или переходит на другую должность, то проведите инвентаризацию всех товаров, за которые он отвечал по договору.

Договор с поставщиком

С каждым из поставщиков вам надо заключить договор поставки товара (ему посвящены статьи 454–491 и статьи 506–524 ГК РФ). В договоре должны быть отражены условия поставки, в том числе наименование товаров, их количество, цена, другие договорённости с поставщиком. Также можно включить в договор порядок приёмки товаров и проверки их качества.

Также согласуйте с поставщиками график поставок. Для этого определите, как часто вам необходимо закупать те или иные товары. Учитывайте допустимый период хранения скоропортящихся продуктов. Просчитайте наличие денег в обороте, чтобы избежать кассового разрыва (это ситуация, когда надо оплачивать счета, а денег не хватает).

Процедура приёмки товара в 6 шагов

Вы можете настроить процесс приёмки так, как вам удобно.

Рассмотрим, что важно учесть при поступлении товара и как лучше организовать этот процесс по шагам:

Шаг 1. Проверка документов и их соответствие договору.

Кладовщик должен изучить документы поставщика, которые прибыли вместе с товаром, и проверить:

• Совпадают ли наименование, количество, цена товаров в сопроводительных документах и договоре.

• Правильно ли указаны все реквизиты заведения в документах, в том числе: название ООО или фамилия, имя, отчество ИП; адрес; ИНН; дата поставки.

Про список документов, которые должны быть при поступлении товара, читайте дальше.

Шаг 2. Проверка количества и качества товаров, их соответствие документам.

В зависимости от вида товара и его упаковки кладовщик должен:

• Проверить целостность и состояние упаковки, тары.

• Проверить маркировку товаров и тары — в частности, наименование товара, срок годности, вес.

• Пересчитать количество прибывших позиций (количество тары или упаковок).

• Выборочно вскрыть тару или упаковку, чтобы проверить количество и качество товара (его внешний вид, цвет, состояние).

• Проверить, соблюдён ли температурный режим транспортировки товара. Для этого изучить показания температурных регистраторов (приборов, которые измеряют температуру).

• Пересчитать или взвесить товар.

• Сравнить фактическое количество товаров с тем, что указано в документах.

Шаг 3. Составление акта о расхождении количества и качества товаров.

Если кладовщик обнаружил, что фактическое количество товаров расходится с сопроводительными документами, он должен пересчитать товар ещё раз.

Когда расхождение подтвердилось, кладовщик должен составить акт. Этот же акт составляется, если обнаружен некачественный товар.

Вы можете использовать:

• Унифицированные формы актов — ТОРГ-2 для российских товаров и ТОРГ-3 для импортных товаров. Они предусмотрены, если товар принимает комиссия.

• Более простой по форме акт о расхождении количества и качества товаров. Он подходит, когда товар принимает один сотрудник.

Акт надо оформить и подписать в двух экземплярах (как минимум) — один для вас, второй — для поставщика.

Шаг 4. Подтверждение приёмки товаров.

Если при приёмке кладовщик не выявил расхождений по количеству и качеству товаров, он подписывает сопроводительные документы и ставит на них печать (при её наличии у заведения). Если печати нет, нужна доверенность (про неё мы говорили выше).

Если при приёмке выявлено расхождение, то в сопроводительных документах поставщика (товарных накладных) надо вручную зачеркнуть неверное количество товара и подписать его фактическое количество, которое принимает кладовщик. Эти исправления заверяются подписями кладовщика и представителя поставщика.

Шаг 5. Внесение данных о товарах в программу.

После этого кладовщик должен внести данные о поступивших товарах в программу — создать приходную накладную (подробнее об этом расскажем дальше).

Шаг 6. Размещение товара в места, которые предусмотрены для их хранения.

Мы подготовили образец чек-листа по приёмке товара. Сохраните его копию и адаптируйте под себя.

Список документов при приёмке товара

Вместе с товарами поставщик должен привезти сопроводительные документы — бухгалтерские (на передачу товаров) и документы на продукты.

Бухгалтерские документы на передачу товаров:

• Товарная накладная — основной документ для приёмки. В нём описаны названия товаров, их количество и цены, реквизиты заведения и поставщика.

• Счёт-фактура — её выставляют поставщики, которые работают с НДС.

• Универсальный передаточный документ (УПД) — совмещает в себе товарную накладную и счёт-фактуру, может использоваться вместо них.

• Товарно-транспортная накладная — нужна, если товар доставили на автомобиле. Помимо информации о товаре, в ней описаны маршрут и состав транспортных услуг.

Документы на продукты:

• Мясо должно иметь ветеринарное свидетельство либо клеймо.

• Рыба — только ветеринарное свидетельство. 

• Свежие фрукты и овощи должны быть с этикеткой.

• Молочные продукты и яйца — со штампом, этикеткой и ветеринарным свидетельством.

• ГОСТ и сертификат качества — на макароны, крупы, другие продукты.

• Удостоверение качества.

Ветеринарные свидетельства приходят в электронном виде в программе «Меркурий».

Планирование закупок

1.Общие положения

Заказчики, работающие по Закону №223-ФЗ, должны публиковать свои планы закупок в единой информационной системе (ЕИС). До ввода в эксплуатацию ЕИС вся необходимая информация по закупочной деятельности размещается на официальном сайте www.zakupki.gov.ru (ООС).

В соответствии со ст.4 Закона №223-ФЗ заказчики размещают в ЕИС (на ООС) следующие виды планов:

• План закупки товаров, работ, услуг сроком не менее чем на 1 год (ч.2 ст.4 Закона №223-ФЗ);

• План закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств сроком на 5 – 7 лет, до 1 января 2015 года – на 3 года (ч.3 ст.4 Закона №223-ФЗ.

Критерии отнесения продукции к высокотехнологичной, инновационной продукции устанавливается «федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими функции по нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности» в соответствии с ч.4 ст.4 Закона №223-ФЗ.

В настоящий момент существуют следующие приказы об отнесении продукции к инновационной или высокотехнологичной:

• Приказ ФМС России от 15.04.2014 №330 «Об утверждении критериев отнесения товаров, работ, услуг к инновационной и (или) высокотехнологичной продукции для целей формирования плана закупки такой продукции»;

• Приказ Минкомсвязи России от 10.10.2013 №286 «Об утверждении критериев отнесения товаров, работ, услуг к инновационной продукции и (или) высокотехнологичной продукции для целей формирования плана закупки такой продукции»;

• Приказ Минздрава России от 31.07.2013 №514н «Об утверждении Критериев отнесения товаров, работ, услуг к инновационной и высокотехнологичной продукции для целей формирования плана закупки такой продукции»;

• Приказ МЧС России от 14.12.2012 №768 «Об утверждении критериев отнесения товаров, работ, услуг к инновационной продукции и (или) высокотехнологичной продукции для целей формирования плана закупки такой продукции»;

• Приказ Минпромторга России от 01.11.2012 №1618 «Об утверждении критериев отнесения товаров, работ и услуг к инновационной продукции и (или) высокотехнологичной продукции по отраслям, относящимся к установленной сфере деятельности Министерства промышленности и торговли Российской Федерации»;

• Приказ Минобрнауки России от 01.11.2012 №881 «Об утверждении критериев отнесения товаров, работ, услуг к инновационной и высокотехнологичной продукции для целей формирования плана закупки такой продукции».

Следует отметить, что заказчик обязан публиковать оба плана, т.к. Закон №223-ФЗ и связанные с ним нормативные акты не содержат в себе указания на то, что заказчик освобождается от необходимости публиковать план закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств в случае, если у него нет потребности в такой продукции. Поэтому, даже если заказчик не планирует ничего закупать, на официальном сайте следует разместить нулевые планы.

Неразмещение какого-либо из планов закупки на официальном сайте является административным правонарушением, предусматривающим штраф в размере от 30 000 руб. до 50 000 руб. для должностных лиц и от 100 000 руб. до 300 000 руб. для юридических лиц (ч.5 ст.7.32.3 КоАП РФ). Должностным лицом в соответствии с примечанием к ст.2.4 КоАП РФ для целей применения данных штрафов признаются «лица, осуществляющие функции по организации и осуществлению закупок в соответствии с законодательством РФ в сфере закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц, в том числе члены комиссии по осуществлению закупок, совершившие административные правонарушения, предусмотренные статьей 7.32.3».

2.Формирование планов закупки

Правила формирования плана закупки товаров (работ, услуг) (далее – Правила) и требования к форме плана закупки товаров (работ, услуг) (далее – Требования) утверждены Постановлением Правительства РФ от 17.09.2012 № 932 «Об утверждении правил формирования плана закупки товаров (работ, услуг) и требований к форме такого плана» (далее – ПП №932). Кроме вышеназванных Правил и Закона №223-ФЗ, заказчик при разработке планов закупки может руководствоваться своими локальными актами, а также Положением о закупке, утвержденным в установленном порядке (п.5 Правил).

В план закупки должны быть включены все закупочные процедуры, планируемые заказчиком для удовлетворения своих потребностей (п.2 Правил), за исключением сведений, указанных в п.4 Правил, к которым относятся:

• сведения о закупке товаров (работ, услуг), составляющие государственную тайну;

• сведения о закупке, по которой принято решение Правительства Российской Федерации в соответствии с ч.16 ст.4 Закона №223-ФЗ;

• сведения о закупке, стоимость которых не превышает 100 тыс. рублей (500 тыс. рублей для заказчиков с выручкой более 5 млрд.руб.) – по желанию Заказчика (это должно быть оговорено в Положении о закупке заказчика в соответствии с ч.2 ст.2 Закона №223-ФЗ, п.5 Правил).

План закупки должен составляться в форме, утвержденной в приложении к Требованиям (п.3 Правил).

Такой план формируется в виде единого документа в электронной форме (п.1 Требований). Электронная форма документа – это файл, созданный в Word, Excel, либо другой программе, в формате, в котором у любого пользователя есть возможность сохранять этот файл на любой носитель, осуществлять поиск по документу, копировать произвольные фрагменты текста (п.1 Требований, п.9 ПП №908)

Порядок подготовки плана закупки Заказчик определяет самостоятельно (п.10 Правил ПП №932).

Приложение

к требованиям к форме
плана закупки товаров (работ, услуг)

За основу для формирования плана закупки Заказчик может взять:

• производственную программу (учитываются все закупки, формирующие смету затрат на производство и реализацию товаров (работ, услуг));

• ремонтную программу (план ремонтов);

• инвестиционную программу (включая техническое перевооружение и реконструкцию, в том числе в области информационных технологий, новое строительство);

• иные программы.

При формировании плана закупки Заказчик может учитывать курс валют, биржевые индексы и другие сведения (п.6 Правил).

План, в соответствии с п.7 Правил, составляется с разделением по месяцам либо по кварталам.

Заказчику следует помнить о том, что если в план включается долгосрочный договор, период исполнения которого превышает период планирования, в план необходимо включить сведения на весь период осуществления закупки до момента исполнения договор (п.3 Требований).

План закупки товаров (работ, услуг) содержит следующие сведения (п.1 Требований):

• «Шапка» плана закупки: наименование, адрес местонахождения, телефон и адрес электронной почты заказчика;

• Графа 1: порядковый номер, который формируется последовательно с начала года;

• Графа 2: идентификационный код закупки в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности (ОКВЭД) с обязательным заполнением разделов, подразделов и рекомендуемым заполнением классов, подклассов, групп, подгрупп и видов;

• Графа 3: идентификационный код закупки в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) с обязательным заполнением разделов, подразделов и рекомендуемым заполнением групп и подгрупп видов экономической деятельности, классов и подклассов продукции и услуг, а также видов продукции и услуг;

• Графа 4: предмет договора;

• Графа 5: минимально необходимые требования, предъявляемые к закупаемым товарам (работам, услугам), предусмотренным договором, включая функциональные, технические, качественные характеристики и эксплуатационные характеристики предмета договора, позволяющие идентифицировать предмет договора (при необходимости). Указание законодателя на то, что сведения указываются при необходимости, заказчик может использовать как возможность не указывать требования в плане закупок, а сделать в данной графе указание на то, что такие требования будут установлены в документации о закупке;

• Графа 6: код единицы измерения по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ);

• Графа 7: единицы измерения закупаемых товаров (работ, услуг). У заказчика есть возможность указывать «условную единицу» в случае, если невозможно заранее установить единицу измерения, либо в одной закупке несколько лотов с разными единицами измерения.

• Графа 8: сведения о количестве (объеме) закупаемых товаров (работ, услуг) в натуральном выражении. Если заказчик указывает в гр.7 условную единицу, то в данной графе указывается 1, т.е. закупается 1 условная единица продукции. Требование указывать сведения о количестве, а не само количество также дает право заказчику указать в данной графе порядок определения количества, либо иную информацию, относящуюся к определению количества закупаемой продукции.

• Графа 9: код региона поставки по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО);

• Графа 10: регион поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг;

• Графа 11: сведения о начальной (максимальной) цене договора (цене лота). Требование указывать сведения о НМЦ, а не саму НМЦ, дает заказчику право указать, например, что НМЦ «не установлена», либо описать порядок формирования НМЦ, либо указать любую другую информацию о НМЦ в случае, если Заказчику не известна конкретная сумма;

• Графа 12: планируемая дата или период размещения извещения о закупке (год, месяц);

• Графа 13: срок исполнения договора (год, месяц);

• Графа 14: способ закупки;

• Графа 15: закупка в электронной форме (да/нет).

План закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции и лекарственных средств содержит следующие сведения (п.2 Требований ПП №932):

• «Шапка» плана закупки: наименование, адрес местонахождения, телефон и адрес электронной почты заказчика;

• Графа 1: порядковый номер, который формируется последовательно с начала года;

• Графа 2: идентификационный код закупки в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности (ОКВЭД) с рекомендуемым заполнением разделов, подразделов на первый – четвертый годы, следующие за текущим календарным годом. На пятый – седьмой годы заполнение этой графы не требуется.

• Графа 3: идентификационный код закупки в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) с рекомендуемым заполнением разделов, подразделов - на первый-четвертый годы, следующие за текущим календарным годом, на пятый-седьмой годы заполнение этой графы не требуется;

• Графа 4: предмет договора;

• Графа 5: минимально необходимые требования, предъявляемые к закупаемым товарам (работам, услугам), предусмотренным договором, включая функциональные, технические, качественные характеристики и эксплуатационные характеристики предмета договора, позволяющие идентифицировать предмет договора (при необходимости);

• Графа 12: планируемая дата или период размещения извещения о закупке (год);

• Графа 13: срок исполнения договора (год).

Все остальные графы формы для данного вида плана заполнять не требуется. 

3.Сроки подготовки и публикации планов

Срок подготовки плана закупки устанавливается заказчиком самостоятельно (п.10 Правил). При установлении этих сроков следует ориентироваться на законодательно установленные сроки размещения, а также на внутренние нормативные документы организации, связанные с годовым планированием.

Готовый план закупки размещается на официальном сайте в течение 10 календарных дней с даты утверждения (п.14 Положения ПП №908), планы закупки должны быть размещены на официальном сайте не позднее 31 декабря текущего календарного года. Т.е план закупок на 2015 год должен быть опубликован на ООС не позднее 31 декабря 2014 года.

Если же заказчик опубликует планы закупок следующего года позднее 31 декабря текущего года, т.е. в следующем году, то он нарушит сроки размещения на официальном сайте информации, размещение которой предусмотрено законодательством. Такое правонарушение в соответствии с ч.4 ст.7.32.3 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа в размере от 2 000 руб. до 5 000 руб. на должностное лицо и от 10 000 руб. до 30 000 руб. на юридическое лицо.

Срок, на который размещаются планы закупки, установлен в Законе №223-ФЗ: 

Таблица 1 – Сроки размещения планов закупки в соответствии с Законом№223-ФЗ

4.Публикация планов закупки

Порядок публикации планов закупки установлен в пп.14-19 «Положения о размещении на официальном сайте информации о закупке» (далее – Положение ПП №908), утвержденном Постановлением Правительства РФ №908 от 10 сентября 2012г. (далее – ПП №908).

В соответствии с данным Постановлением существуют следующие возможные виды размещения:

• Структурированный вид – план закупки, составленный с помощью функционала официального сайта (п.15 Правил ПП №908), т.е. путем заполнения специальных форм в личном кабинете, после чего автоматический формируется единый план;

• Электронный вид – план закупки, составленный в форме Приложения к Требованиям ПП №932 в файле в формате, который позволяет копировать произвольные фрагменты текста, осуществлять поиск по документу, сохранять документ на технических средствах (п.9 Положения ПП №908), т.е. файл, созданный в Word или Excel;

• Графический вид – это графический образ оригинала документа (п.9 Положения ПП №908). Графическим образом может быть фотография, скан оригинала.

Заказчик размещает на официальном сайте план закупки в следующем формате: 

Таблица 2 – Требования к виду публикации плана закупки

Следует обратить внимание, что заказчик в соответствии с изменениями, вносимыми п.3 ПП №908 в п.15 Положения ПП №908:

• до 31 декабря 2014 года формирует план с помощью функционала официального сайта в структурированном виде либо размещает его в электронном виде;

• после 31 декабря 2014 года – только в структурированном виде.

Соответственно план закупки на 2015 год будет считаться опубликованным надлежащим образом, если заказчик разместит (ч.15, ч.17 Положения ПП №908):

• структурированный и (или) электронный вид плана,

• либо структурированный и графический вид плана.

План закупки на 2016 и последующие годы будет считаться опубликованным надлежащим образом