Служба Календарь пользователей Google

Служба позволит нам представить план работы в сети. Этот план может быть интегрирован в расписание других пользователей Google, а так же в него можно включить календари ваших сотрудников, учеников, общие календари праздников или других событий. Чтобы перейти к его заполнению, в своем аккаунте найдите в левом верхнем углу ссылку на службу Календарь, если эта служба не выведена у вас в качестве ссылки, откройте ссылку ещё, где можно найти переход ко всем остальным продуктам Google.

Выберите среди перечисленных продуктов Google Календарь, в ответ на запрос подтверждение вводите дополнительную информацию согласно вашим координатам месторасположения. Ранее сделанные установки в настройках календаря в дальнейшем можно корректировать.

Когда перед вами откроется рабочее окно Календаря, откройте Настройки службы, переключитесь на вкладку Общие, а затем:

1. Переключите английский язык на русский, так же как делали при использовании службой Gmail¹.

2. Обратите внимание на другие общие настройки, которые заполняются автоматически соответственно данным вашего аккаунта правильно (страна, текущий часовой пояс), и на те, которые вы изменяете по своему усмотрению: формат даты, времени, начало недели и режимы просмотра и т. д.

3. Сохраните настройки.

4. Автоматически возвратитесь, щелкнув по ссылке Назад в календарь.

Другие вкладки, Календари и Настройки для мобильных устройств, мы рассмотрим позже, а пока рассмотрим интерфейс этой службы.

Интерфейс Календаря представлен следующими областями.

Боковая панель содержит месячный календарь, ниже — ваши основной и дополнительные календари; другие календари либо открыты для вас друзьями, либо общие (государственные и т. д.) календари, установленные в службе Календарь вашего аккаунта.

Рабочая область редактирования календаря в соответствии с общими параметрами настройками представляет поля для ввода информации о планировании времени.

Справа над рабочей областью — ссылки и вкладки, определяющие режимы просмотра вашего календаря.

Слева над рабочей областью — переключение отображения рабочей области для ввода информации.

По умолчанию создается личный календарь владельца аккаунта, который фиксируется каким-либо цветом. Обратите внимание, что любое создаваемое вами мероприятие в рабочей области календаря будет выделено тем же цветом. Чаще всего приходится составлять в Календаре личные планы и, например, расписание уроков. Не спешите все ваши дела вносить в личный календарь, потому что в дальнейшем нам надо будет сделать расписание открытым для учащихся и родителей.

Пример ввода расписания уроков

Особенность данного календаря заключается в том, что это будет ваш дополнительный календарь, который надо предварительно создать.

Рис. 6.1. Форма создания дополнительного календаря

Чтобы создать свой дополнительный календарь, нажмите на ссылку Создать под вашим личным календарем. В это же меню можно попасть, если перейти в Настройки, вкладка Календари, кнопка Создать календарь; либо нажать на ссылку Настройки под вашим личным календарем, а затем — кнопку Создать новый календарь.

При заполнении формы создания календаря, например расписания уроков 8а, классным руководителем которого вы являетесь, обратите внимание на то, что данный календарь можно сделать открытым для всех (прочитайте объяснения по ссылке подробнее), т. е. его может просматривать любой пользователь сети, что нам абсолютно не надо в данном случае. Мы предполагаем в дальнейшем открыть расписание только для учащихся и их родителей. Далее вы видите поле для ввода их электронных адресов. Открыть календарь единолично пользователь может в любое время, поэтому сейчас мы пока этого делать не будем.

На рис. 6.1 видно, как можно первоначально заполнить форму создания дополнительного календаря. Нажмите далее кнопку Создать календарь, а затем — ссылку « Назад в календарь.

Новый календарь появится рядом с вашим основным календарем и будет выделен другим цветом, который можно поменять (рис. 6.2). Вы в любой момент можете вернуться к настройкам календаря, это показано на том же рисунке.

Рис. 6.2. Выпадающее меню настроек дополнительного календаря

Рис. 6.3. Переход к заполнению дополнительного календаря

Рис. 6.4. Создание повторяющегося мероприятия

Несмотря на то, что новый календарь создан, любое событие, которое вы захотите создать в области редактирования событий календаря, будет относиться к вашему основному календарю, т. к. ему принадлежат большие права. Чтобы создаваемые события относились к дополнительному календарю, можно:

отключить основной календарь, для этого наведите курсор на него и щелкните мышью (рис. 6.3), после чего любое вводимое вами событие будет относиться к календарю, подсвеченному цветом (любое событие этого календаря будет выделено тем же цветом);

перейти к выпадающему меню дополнительного календаря ( ) и создать мероприятие в этом календаре (рис. 6.4).

Нам удобно отключить основной календарь, т. к. создавать и вводить информацию мы собираемся о большом количестве мероприятий. Если вам необходимо создавать единичные мероприятия дополнительного календаря, то пользуйтесь командой создания нового мероприятия в выпадающем меню настроек.

1. Установите с помощью стрелок переключения рабочей области поля для ввода информации, соответствующие вашим датам. Выберите в календаре месяц, например сентябрь (несмотря на то, что заполнять его можете в другое время), день, приблизительное время.

2. Щелкните, лучше по времени (приблизительно в нужном месте календаря, но можно и в любом другом) календаря.

3. В появившемся окне подсказки нажмите ссылку Изменить информацию.

4. В полностью открывшемся окне создаваемого события введите информацию (см. рис. 6.4).

5. Обратите внимание, что урок повторяется каждую неделю, в нашем расписании до 31 декабря 2009. Кроме этого, т. к. это расписание, по которому учится ваш класс, личное время обозначено свободным. Все эти параметры можно в дальнейшем корректировать, включая гостей.

6. Сохраните мероприятие.

7. Перейдите к следующему уроку.

Рис. 6.5. Фрагмент заполненного расписанием уроков календаря (месяц)

Рис. 6.6. Фрагмент заполненного расписанием уроков календаря (неделя)

В результате вы получите календарь, заполненный расписанием уроков, который может выглядеть, например, так, как показано на рис. 6.5 и 6.6.

После того как дополнительный календарь с расписанием создан, сделаем его доступным ученикам или родителям, т. е. откроем его, но только для просмотра. Чтобы это сделать, необходимо каждому учащемуся иметь свой аккаунт в Google. Например, у нас Елена Моисеева — учитель, а Иван Петров (аккаунт ivn.petrov@gmail.com) и Петр Иванов (аккаунт prt.ivanov@gmail.com) — ученики. Откроем выпадающее меню данного календаря (см. рис. 6.2) и выберем пункт Открыть доступ к календарю.

В поле Общий доступ для отдельных пользователей начинаем вводить электронные адреса учеников, почтовая служба Gmail подсказывает адреса, которые фиксируем в данном поле. Мы разрешим учащимся только просматривать все мероприятия данного календаря. Проверить себя можно, сравнив свои установки с приведенными на рис. 6.7.

Обратите внимание, что у вас в календаре никаких изменений не будет, а в группе Другие календари у ваших учащихся, в данном случае в указанных аккаунтах, появится новый календарь (рис. 6.8) "8а уроков расписание".

Иногда возникает недоразумение во время открытия доступа другим лицам к вашему календарю, которое заключается в том, что время мероприятий не соответствует ранее установленному у вас. Например, у вас 8:00, а у учащегося — 4:00. Это происходит из-за различия в настройках, проверяйте параметры установленного времени ваших календарей, они должны соответствовать друг другу.

Ученик, в данном случае ivn.petrov, может только просматривать все сведения о мероприятиях в календаре "8а уроков расписание", но изменять что-либо прав у него нет. Если открыть настройки этого календаря, то можно в этом убедиться.

Рис. 6.7. Открытие доступа для учащихся к календарю с расписанием

Рис. 6.8. Открытие учащемуся доступа к календарю расписания

Рассмотренный пример продемонстрировал, как можно добавить к своему календарю другие календари. В этом примере, инициатором открытия календаря другому пользователю являлся владелец аккаунта, в котором был создан дополнительный календарь.

Автору достаточно было ввести в параметрах настройки (см. рис. 6.7) электронные адреса других пользователей для того, чтобы его дополнительный календарь стал им доступен. Однако не только владельцы календарей могут инициировать данный процесс. Просить владельца о предоставлении права на просмотр или редактирование календаря могут другие пользователи.

Например, учащийся ivn.petrov может Добавить календарь друга, созданный классным руководителем "Внеклассные мероприятия". Для этого ему необходимо в поле ввода Добавить календарь друга части Другие календари ввести электронный адрес владельца календаря. После этого в рабочей области откроется форма запроса владельцу календаря с просьбой о предоставлении доступа, которую необходимо заполнить (рис. 6.9).

Далее надо нажать кнопку Отправить запрос и ждать разре- шения.

Владелец календаря, в данном случае eln.moiseeva, получит запрос по электронной почте, в который будут автоматически включены две ссылки.

Не спешите осуществить переход по одной из этих ссылок — Принять этот запрос можно здесь в настройки, где останется только добавить нового пользователя к имеющим право просмотра календаря. Это действие автоматически будет распространяться только на основной календарь владельца (в данном случае eln.moiseeva), что не соответствует нашей цели, т. к. нам надо открыть дополнительный календарь.

Воспользуйтесь ссылкой Открыть Ваш календарь, по которой владелец попадает в свои календари, и далее самостоятельно выбрать из всех своих календарей тот, к которому считает необходимым Открыть доступ календарю так, как было описано ранее, и сохранить свои изменения.

Вернемся к учащемуся ivn.petrov, отправившему запрос на просмотр календаря. Разрешение учителя он получает по электронной почте Gmail в виде автоматически сформированного сообщения о том, что ему предоставлен доступ, останется только Открыть календарь.

Рис. 6.10. Фрагмент двух дополнительных календарей: 8а расписание уроков, внеклассные мероприятия

Таким образом, на рис. 6.10 видно уже два календаря, как календаря друга, добавленных к календарям владельца аккаунта — ivn.petrov.

Как вы заметили, кроме своего календаря и календаря друга, с различными правами доступа, вы можете добавить себе общественные — открытые календари, которые уже сформированы, размещены в сети и доступны всем для использования. Календарь "Праздники России", зафиксированный на приведенных иллюстрациях, относится к таким. Для того чтобы добавить другой открытый календарь, нажмите в разделе Другие календари на ссылку Добавить, переходите далее по необходимой вам ссылке, осуществляйте поиск нужного вам календаря (рис. 6.11).

Служба Календарь Google размещает созданный календарь пользователя в сети по некоторому адресу. Этот адрес можно увидеть среди параметров настройки выбранного вами календаря (см. рис. 6.2), пункт Настройки календаря. На вкладке Данные календаря раскрывшегося окна мы найдем все нужные нам адреса (рис. 6.12).

Последние три раздела настроек содержат следующую информацию:

HTML-код, который можно здесь же настроить, чтобы затем вставить этот календарь в веб-сайт или блог, что мы сделаем в дальнейшем;

Рис. 6.12. Настройки дополнительного календаря

Адрес календаря, который можно вставлять, если только календарь является открытым, т. е. доступен всем пользователям сети. Те календари, с которыми мы сейчас работаем, не являются открытыми, и их таким образом добавить нельзя. Если вы захотите кому-то предоставить этот адрес, то служба Календарь сначала вам предложит сделать календарь открытым;

Закрытый адрес календаря, который содержит доступ ко всем его настройкам, его не рекомендуют распространять.

На рис. 6.9 вы можете увидеть операцию Импорт календаря, в связи с чем упоминается формат iCal (iCalendar), это формат файла (расширение ics), в котором сохраняется информация о событиях календаря. В файл этого формата осуществляется экспорт мероприятий календаря. В дальнейшем этот файл можно импортировать в другой календарь, аналогично экспорту и импорту контактов адресной книги.

Предположим, что пользователь prt.ivanov создал календарь, который он экспортирует для импорта пользователем ivn.petrov.

Основной календарь prt.ivanov экспортируем, перейдя по ссылке Настройки в области Мои календари к форме, в которой найдем ссылки Импорт календаря и Экспортировать календари. Наведя курсор мыши на вторую ссылку, увидите, что после нажатия будет произведена загрузка файла календаря в формате ICS. Процесс загрузки отображается в левом нижнем углу (рис. 6.13). По окончании, при наведении на это сообщение курсора мыши, в контекстном меню (Показать в папке) можно уточнить, в какую папку вашего компьютера был осуществлен экспорт нужного вам календаря, чтобы затем именно оттуда его взять для пересылки.

Рис. 6.13. Экспорт календаря

Этот файл вышлем приложением другому ученику ivn.petrov по электронной почте. Далее, как обычно, пришедший по почте файл (prt.ivanov@gmail.com.ical.zip) необходимо загрузить и сохранить в какую-то папку. Не забудьте разархивировать файл, т. к. автоматически он архивируется в формат ZIP.

Следующим шагом, ivn.petrov открывает календарь в своем аккаунте (ссылка Настройки области Мои календари) и экспортирует полученный по почте файл календаря.

Законный вопрос: зачем нужно импортировать файл календаря?

Ответ может быть таким: импортируются только те мероприятия, которые на данный момент внесены в календарь, для этой операции нет необходимости открывать календарь полностью.

Подводить итог раздела, посвященного использованию возможностей службы Календарь, начнем с возврата на страницу iGoogle, куда мы вставили одноименный гаджет, когда он еще не был заполнен и не содержал мероприятий. Сейчас у пользователя аккаунта ivn.petrov@gmail.com создан свой, основной и вставлены два дополнительных календаря из аккаунта eln.moiseeva@gmail.com и один открытый календарь "Праздники России". На странице iGoogle в гаджете Календарь появился запрос-ссылка: Выберите календарь для отображения, нажав на который получаем перечисление всех календарей. Выделяем те, которые необходимо отобразить в окне гаджета. В результате в гаджете показаны текущие мероприятия, внесенные в указанные календари. Используя ссылки Сегодня и Добавить, можно уточнять и корректировать мероприятия. Ссылка Параметры позволяет изменить информацию, выводимую в окно плавающего фрейма гаджета Календарь. На рис. 6.14 показано назначение управляющей кнопки в правом верхнем углу окна гаджета. Сейчас для нас важно, что если нам необходимо изменить настройки гаджета, то сделать это можно с помощью ссылки Изменить настройки. Там же вы видите текущие настройки гаджета Календарь.

Рис. 6.14. Изменение содержимого гаджета Календарь

1^ Если у вас первоначально загрузилась страница на английском языке, после установки русского языка, сохраните изменения (кнопка Сохранить), а затем вернитесь еще раз к общим параметрам Настройки.